Pourquoi et comment faire une balance générale ?

La balance générale détaille sous la forme d’un tableau comptable l’ensemble des comptes d’une entreprise sur une période donnée. Pour chaque compte, le tableau fait apparaître le solde (différences entre les entrées et les sorties d’argent) positif ou négatif. Elle permet de visualiser très simplement et très rapidement l’état d’une entreprise et de l'équilibre de ses finances. Dans cet article, nous vous expliquons en quoi la balance générale est importante pour votre entreprise et comment la mettre en place.

La balance générale : à quoi sert-elle ?

La balance générale reprend les comptes de votre entreprise, c'est un état des lieux financier qui va vous permettre de suivre votre comptabilité. Elle n’est pas un document obligatoire et vous pouvez faire le choix de ne pas l’établir. Toutefois, c’est un outil intéressant et très utile en vue de la construction du bilan comptable annuel et du compte de résultat. En effet, c’est la différence entre les comptes de charges et les comptes de produits qui constitue votre résultat comptable.

Comme la balance générale met en exergue les dépenses, les revenus et la trésorerie de l’entreprise, elle permet de s'assurer que le bilan comptable est bien exact et évite les erreurs d’imputation comptable. A noter que vous pouvez établir votre balance générale sur une période d’un mois, d’un trimestre ou d’une année, tout dépend de vos besoins.

Ce que vous devez savoir, c’est que la balance générale vous permet non seulement d’éviter les erreurs et rester en bons termes avec le fisc, mais aussi de prendre les bonnes décisions stratégiques pour votre entreprise. De façon pratique et synthétique, on peut dire qu’elle met en évidence les variations des comptes clés de votre structure (immobilisations, stocks, trésorerie …), elle permet de les analyser et d’y remédier le cas échéant. C’est aussi un bon outil de suivi et de gestion de votre trésorerie. En général, les entreprises s’en servent pour vérifier la conformité des déclarations de TVA.

Maîtriser votre TVA

Pour rappel, les erreurs de déclaration de TVA ne pardonnent pas et vous font risquer le redressement fiscal. En établissant une balance générale, vous pouvez vérifier le montant de TVA que vous avez à déclarer et le montant que vous avez à régler à l’administration fiscale.

Par ailleurs, il s’agit d’un document utile pour garder une trace des anciennes déclarations de TVA et de leur fiabilité en cas de contrôle.

Bon à savoir : la balance générale fait partie des trois formes de balances comptables, avec la balance auxiliaire et la balance comptable âgée. La balance générale reprend tous les comptes de l’entreprise alors que la balance auxiliaire et la balance âgée reprennent uniquement les comptes des clients et des fournisseurs. La balance âgée va apporter des précisions supplémentaires puisqu'elle porte sur l'exigibilité et l’échéance des factures en nombre de jours.

En résumé, voici les raisons clés pour lesquelles la lecture de votre balance générale peut être pertinente :

• Pour suivre l’évolution d’un compte spécifique

• Pour contrôler la TVA

• Pour la clôture de l’exercice comptable

• Pour analyser les dépenses de l’entreprise et sa trésorerie

• Pour vérifier l’absence d’erreurs lors de la saisie comptable

• Pour une situation comptable intermédiaire

Calculer votre bénéfice

La balance générale permet de calculer votre bénéfice.

Pour cela, il suffit de faire la différence entre le total des ventes et le total de vos dépenses composées des achats, des frais et des charges. Vous saurez alors si votre bénéfice est déficitaire ou positif.

Comment créer une balance générale ?

La balance se crée sur Excel ou via un logiciel spécifique de comptabilité. Elle se présente sous la forme d’un tableau dans lequel chaque ligne reprend un compte de l’entreprise et l’on dénombre 5 colonnes au total.

Les comptes inclus dans la balance générale

Voici les comptes composant la balance générale, classés selon le Plan Comptable Général (PCG) :

• Comptes de capitaux (classe 1)

• Comptes d’immobilisations (classe 2)

• Comptes de stocks et en-cours (classe 3)

• Comptes de tiers (classe 4)

• Comptes financiers (classe 5)

• Comptes de charges (classe 6)

• Comptes de produits (classe 7)

Les comptes 1 à 5 représentent les comptes de bilan (ils touchent le patrimoine de l’entreprise) tandis que les comptes 6 et 7 correspondent aux comptes de gestion (ils touchent à l’activité de l’entreprise).

Reprenant tous les comptes en mouvement de l’entreprise, la balance générale précise pour les 7 comptes que nous avons vu précédemment :

• le numéro du compte

• le libellé du compte

• le total des débits

• le total des crédits

• le solde du compte au crédit ou au débit

Elle doit préciser également la périodicité choisie pour son établissement (mois, semestre, année …)

La balance générale est nécessairement équilibrée et vous devrez, si un écart se présente, y remédier. Il s’agit certainement d’une erreur d’écriture comptable.

Il existe d’autres règles comptables à respecter lors de l'établissement de votre balance générale :

• si le montant est débiteur sur les comptes de gestion, le solde doit être positif. Inversement, si le solde est négatif, le compte est au crédit. 

• le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs.

• le montant est toujours au débit des comptes de charges

• le montant est toujours est crédit des comptes de produits

C’est en effet l’une des caractéristiques de la balance générale, la somme des débits est toujours égale à la somme des crédits.

Vous savez maintenant que la balance générale est, à défaut d'obligatoire, très utile pour vérifier la fiabilité de ses états financiers. Pour vous occuper de votre comptabilité sans perdre de temps et en limitant le risque d'erreurs, adoptez Comptalib et découvrez l'automatisation de votre tenue comptable !