14 octobre 2021 · 5 min · Minah Andrianirina
Vous le savez certainement, les retards de paiement sont à l’origine de nombreux dysfonctionnements au sein de l’entreprise. En impactant négativement la trésorerie disponible, ils freinent la croissance, empêchent l’exploitation et peuvent la conduire à la faillite. C’est le quotidien de la plupart des entrepreneurs. Heureusement, il existe quelques précautions à prendre pour éviter de subir les lourdes conséquences d’une telle situation. Voici nos conseils pour obtenir vos paiements dans les temps.
Un grand décalage entre la date de livraison et de paiement des factures entraîne des trous de trésorerie. Lorsque ces derniers deviennent trop importants, votre entreprise ne peut plus fonctionner. Ce décalage peut être dû à une désorganisation de votre entreprise dans la gestion de la facturation. En fait, le retard de paiement n’est pas toujours causé par le client. Une mauvaise gestion de la facturation entraîne un suivi inefficace et retarde les relances des factures impayées. D’abord, un bon classement et archivage des factures s’avère donc indispensable.
A partir de votre classement, vous pouvez suivre facilement les factures impayées et celles en attente de paiement. Un meilleur suivi vous permet de mettre en œuvre les différentes relances, démarches à l’amiable ou administratives, pour obtenir paiement. Le classement peut vous prendre du temps sauf si vous utilisez des outils innovants comme l’application web et mobile de Comptalib pour alléger vos tâches et faire un suivi en temps réel.
Les retards de paiement sont aussi souvent dus à une absence d’information auprès des clients. Pour y remédier, vous devez bien préciser dans vos conditions de paiement les intérêts de retard. Vous pouvez prévoir éventuellement d’autres pénalités de retard (indemnités pour frais de recouvrement) mais il faut qu’elles soient clairement indiquées dans vos conditions de vente. Cette solution permet d’éviter les poursuites judiciaires parfois longues et coûteuses.
Vous devez donc rédiger soigneusement votre contrat et les clauses contractuelles. Vous pouvez même faire appel à un professionnel pour insérer les clauses spécifiques qui tiennent compte de la particularité de votre activité.
Si vos clients sont des sociétés, vous avez la possibilité de vérifier d’abord leur solvabilité en effectuant quelques recherches en ligne. Pour cela, n’hésitez pas à demander des documents financiers à votre client, tel que le bilan, le compte de résultat, par exemple. Il n’est cependant pas obligé de vous les communiquer, mais vous pouvez ainsi adapter votre facturation à partir de ces informations.
En réalité, les relances de paiement créent parfois des tensions entre l’entreprise et le client. Alors certes, votre objectif est d’obtenir votre paiement dans un meilleur délai, mais il faut tout de même veiller à ne pas ternir une bonne relation avec votre client. Vous pouvez donc instaurer une certaine gradation à respecter dans les relances client afin de ne pas les perdre en cas de retard.
Par ailleurs, une bonne relation-client est aussi un moyen de réduire les retards de paiement. En accordant des récompenses aux bons payeurs, vous favoriser le paiement dans les temps. Lorsqu’il y a retard de paiement, privilégier le traitement à l’amiable des différends reste la clé d’une bonne relation préservée. Utilisez toujours des formulations adaptées à chaque situation dans vos mails ou vos échanges oraux.
Comme nous vous le disions, il est primordial de faire preuve de patience avec vos clients et de toujours privilégier - dans la mesure du possible - les procédures à l’amiable. Néanmoins, n’ayez pas peur de relancer vos clients une fois les produits ou services fournis. Soyez ferme mais poli également dans vos démarches. Pour obtenir votre paiement à temps, vous pouvez planifier vos relances. Avant même l’arrivée de l’échéance, vous pouvez rappeler à vos clients le délai de paiement pour éviter l’oubli. Pour ce faire, vous pouvez envoyer des mails ou les appeler pour rappeler la date de paiement.
Si les relances semblent infructueuses, vous pouvez mettre en œuvre les procédures de mise en demeure qui consistent à envoyer un courrier à un client en retard de paiement en lui demandant d'exécuter ses obligations. Elle a un caractère plus strict et formel qu'une lettre de relance. Elle peut être faite par acte d’huissier ou bien rédigée par votre avocat. Cela la rend plus efficace qu’une simple relance. Il est tout à fait possible de poursuivre votre client devant la justice si vous avez subi des préjudices à cause du retard de paiement ou bien pour obtenir une injonction de payer, si vous n’avez plus le choix et que le client refuse de vous payer.
Une convention d’affacturage est un contrat par lequel vous vendez vos factures à une entreprise d’affacturage. Cette dernière va vous reverser le montant de votre facture même si le délai de paiement n’est pas encore expiré. Ainsi, vous obtenez paiement de vos factures seulement en quelques jours alors que le délai de paiement des factures clients est généralement fixé à 60 jours. En échange, vous devez payer une commission à l’entreprise d'affacturage. Cette dernière devient alors le créancier de vos clients. Cela épargne votre entreprise des risques d’insolvabilité de votre client.
Notons néanmoins que vous devez informer votre client de l’existence de ce type de contrat. L’entreprise d’affacturage s’occupe ainsi de la relance et du recouvrement des factures. Ce qui permet de réduire considérablement les délais de paiement. Vous gagnez ainsi un temps précieux que vous pouvez consacrer au développement de votre entreprise et vous éviter les tensions avec vos clients.
La souscription d’une assurance-crédit est aussi une solution pour se parer des risques d’impayés. Ce type d’assurance vous permet de bénéficier d’un accompagnement dans les démarches administratives de recouvrement de vos impayés. En cas de non recouvrement, vous pouvez obtenir indemnisation.
La demande d’acompte peut aussi limiter les conséquences des retards de paiements. Demander un acompte vous permet d’obtenir un paiement partiel. C’est une sorte d’avance sur le montant dû par le client.
Plusieurs raisons entraînent les retards de paiements : oubli, problème financier, erreur de commandes ou tout simplement mauvaise foi du client. La situation peut être différente d’une entreprise à une autre. Afin de trouver la meilleure solution, vous devez commencer à déceler les causes de vos retards de paiement et prendre les mesures adaptées à votre situation.
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