Quelles obligations de conservation pour les factures de votre entreprise ?

Toute entreprise a l’obligation de conserver différents types de documents comptables au cours de sa vie sociale, et ce, selon des règles bien précises. Ces dernières varient en fonction de la nature du document. Les factures font partie de ces pièces importantes à garder avec soin. Découvrez dans notre article toutes les règles régissant la conservation des factures en entreprise.

Quelle durée de conservation pour les factures de votre entreprise ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

Vous vous demandez combien de temps devez-vous conserver les factures de votre entreprise ? Avant d’entrer dans le vif du sujet, prenons un moment pour bien savoir de quoi on parle. Une facture sert à attester la vente ou l’achat d’un bien ou d’une prestation de services. Il existe ainsi deux types de factures à distinguer: les factures clients et les factures fournisseurs :

• Les factures fournisseurs sont reçues par l’entreprise, c'est-à-dire qu’elles mentionnent le montant dû au fournisseur. 

• Les factures clients sont émises par l’entreprise. Elles détaillent donc les conditions de vente d’un bien et surtout le prix à payer par le client.

Ces deux types de facture peuvent être chacune présentées sous format papier ou électronique, et elles doivent toutes deux être conservées selon les mêmes règles.  

Que dit la loi ?

Au niveau de la loi, il existe un flou dû à une sorte de superposition des textes concernant la durée de conservation des factures. D’une part, selon le Code du commerce, les entreprises doivent conserver tous les documents comptables pendant 10 ans à compter de la date de la dernière opération comptable. De l’autre, la législation fiscale prévoit quant à elle une durée de conservation de 6 ans des factures d’achat et de vente d’une entreprise à partir de la date de leur établissement ou de la dernière opération comptable indiquée sur les livres de l’entreprise.

Dans la pratique, ladurée de conservation des factures professionnelles respectées par les entreprises est de 10 ans. Évidemment, il ne s’agit que d’une durée minimale donc vous pouvez les garder le plus longtemps possible si vous le souhaitez.

Si l’on s’entend donc sur une durée de conservation minimum de 10 ans, il existe quelques exceptions à la règle pour lesquelles la loi prévoit une durée de conservation plus longue. C’est par exemple le cas pour : 

• Des factures relatives aux investissements (7 ans après le dernier amortissement);

• Des factures servant de pièces justificatives auprès d’une compagnie d’assurance en cas d’accident. (Le sinistre peut survenir après plus de 10 ans après l’acquisition du bien)

Comment conserver les factures ?

En raison de l’importance des factures aux yeux de la loi et des administrations fiscales, leur conservation doit se faire avec précaution. Deux possibilités s’offrent à votre entreprise :

• Conservation d’un double de la facture papier délivrée 

• Conservation d’un double de la facture électronique.

Notons que votre entreprise peut recevoir et émettre à la fois des factures sous forme papier et électronique. Par conséquent, elle doit organiser la conservation en fonction du type de facture : archivage numérique ou archivage papier.

Conservation des factures papiers

Pour la conservation des factures papiers, votre entreprise doit respecter deux points essentiels : celles-ci doivent être stockées sur le territoire français ou dans un autre État de l’Union Européenne, et vous devez vous assurer que l’Administration fiscale puisse y avoir accès.  

Bon à savoir : la loi autorise l’entreprise à dématérialiser les factures papier afin de les enregistrer sur un support informatique. Mais notez tout de même que cette dématérialisation doit se faire dans le respect de quelques conditions cumulatives, aussi appelées pistes d’audit fiable, à savoir :

• Reproduction identique à l’original (couleur, image et contenu) ;

• Conservation au format PDF / PDF A/3 avec une signature électronique valable, un cachet serveur conforme à la réglementation en la matière, une empreinte numérique ou autre solution équivalente permettant de garantir que les factures sont lisibles, disponibles et ne peuvent être modifiées durant le délai légal de conservation ;

• Reprise de toutes les informations sur le document papier.

Si vous souhaitez opter pour un archivage numérique, vous devez veiller à ce que votre entreprise respecte toutes ces règles, sinon, restez à l’archivage papier. Donc, avant de détruire les factures papiers, assurez-vous qu’elles soient bien préservées et sécurisées pendant un délai d’au moins 10 ans. 

En cas de stockage de données sur un serveur étranger , c'est-à-dire dans un État hors de l’UE, une déclaration à l’Administration fiscale est obligatoire. De plus, le pays concerné doit être en mesure de fournir les mêmes garanties en matière d’accès aux données que les membres de l’UE.

Conservation des factures électroniques

L’Administration fiscale considère comme une facture électronique toute facture papier numérisée transmise ou reçue par voie dématérialisée.

Les factures électroniques doivent être stockées sur un support informatique comme un ordinateur. Pour les conserver, la règle est la suivante : une facture reçue au format électronique doit être gardée sous ce même format pour une durée minimale de 3 ans. Passé ce délai, l’entreprise est libre de choisir la procédure d’archivage. Cela ne fait pas obstacle à l’entreprise pour les imprimer et les conserver sous forme papier.

Vous le savez sûrement, les factures électroniques sont plus faciles à émettre et surtout à transmettre à l’Administration fiscale et aux clients. Logiquement, elles permettent d’économiser de l’espace physique, de faire des économies de papiers et de minimiser les coûts d’envoi. Notons qu’à partir de 2023, la facturation électronique sera obligatoire pour les entreprises lors d’opérations en B2B. Cette initiative a été prise dans le but de lutter contre la fraude à la TVA et participe indirectement à la lutte contre le gaspillage de papier. 

Confier la conservation des factures à un tiers : est-ce possible ?

On le sait, l’archivage papier est parfois difficile à gérer pour les entreprises. Surtout quand leur taille augmente et les transactions se multiplient.

Afin de garantir une gestion efficace de l’archivage dématérialisé des factures, l’entreprise peut faire appel à un tiers archiveur ou bien passer à l’archivage électronique. Pour minimiser le coût relatif à une bonne organisation, l’externalisation peut devenir une alternative intéressante.

Conserver les factures : pourquoi ?

Vous l’avez compris, la conservation des factures émises ou reçues par votre entreprise constitue une obligation légale. Toute violation est donc assortie de sanction, mais le respect de la loi n’est pas la seule raison pour laquelle vous devez veiller à bien conserver vos factures. Sachez que vous pouvez aussi tirer quelques avantages de cet archivage.

Les bonnes raisons de conserver les factures

La facture fait partie des pièces comptables les plus importantes dont la conservation ne doit pas être négligée. Elle est dotée d’une certaine légitimité auprès de la justice, c'est-à-dire qu’elle peut servir de preuve en cas de conflits à condition que les mentions obligatoires y apparaissent.

De plus, pendant ce délai, l’entreprise peut exercer certains droits que la législation lui accorde. La conservation des factures durant la durée légale ouvre droit aussi à une réduction de TVA.

Les sanctions en cas de non-conservation des factures

L’entreprise doit être en mesure de présenter ses factures en cas de contrôle. En cas de non-conservation des factures clients, elle devra payer unepénalité de 50 % des montants facturés.

Pour les factures fournisseurs, l’entreprise ne peut pas bénéficier de déduction de charge si elle ne présente pas les factures lors du contrôle.

Un manquement à l’obligation de conservation peut devenir un motif de rejet de comptabilité par l’Administration fiscale. Une situation qui pourrait causer de sérieux ennuis à l’entreprise puisque l’Administration fiscale recalcule alors le bénéfice de l’entreprise par le biais d’une procédure de rectification contradictoire.

Si vous ne souhaitez pas vous embêter avec la conservation des factures, sachez qu’il existe des solutions, et Comptalib en est une ! Grâce à l’application web et mobile de comptabilité automatisée, conservez aussi longtemps que vous le souhaitez toutes vos factures de manière électronique et sécurisée, directement sur l’application.