Quels sont les livres comptables obligatoires des commerçants ?

Vous êtes commerçant.e ? Alors vous devez sans doute savoir qu'il existe un certain nombre d'obligations comptables à respecter dans le cadre de votre profession. Parmi elles, la tenue des livre comptables obligatoires. Mais savez-vous desquels parle-t-on ? Quelles sont les normes de présentation ? De tenue ? C'est ce que nous vous expliquons à la suite. Attention, ces dispositions ne concernent que ceux qui ont la qualité de commerçants.

Les deux livres comptables restants depuis la loi de 2016

L'article R 123-173 du Code de commerce n'impose plus que deux livres comptables obligatoires pour les commerçants. En effet, alors qu’il existait trois livres comptables obligatoires jusqu’en 2016, vous n’êtes désormais plus tenu de détenir le livre-inventaire, bien que l'obligation de faire un inventaire sans registre, elle, demeure. Avouons que la logique est difficile à trouver dans ce changement de la loi, mais après tout, les voies du législateur sont impénétrables.

Le livre-journal

Le livre-journal est toujours présenté de la même façon, que son support soit papier ou numérique. Il se divise en deux colonnes : d’une part les dépenses, de l’autre les recettes. Il doit être tenu de façon chronologique et quotidienne.

Il est tout à fait possible de scinder ce journal en registres des dépenses et des recettes. On peut également ajouter des journaux auxiliaires, au nombre de cinq : 

• le journal de caisse, 

• le journal de banque, 

• le journal d'achat,

• le journal de vente 

• le journal des opérations diverses.

Néanmoins, les écritures de ces derniers doivent toujours être centralisées dans le livre-journal.

Quel intérêt de tenir les journaux auxiliaires s’il faut recentraliser le tout ? En fait, la raison est très simple, mais elle dépend en grande partie de la taille de votre entreprise.

Prenons deux exemples :

Un petit commerce de type primeur de quartier, sans salarié, peut tout à fait réussir à faire tenir son livre-journal dans un seul registre en papier car le volume des écritures est gérable.

En revanche, pour une grande société commerciale, la situation sera totalement différente. Le nombre important d'écritures comptables rendrait le document totalement illisible du fait de l'obligation de tenue chronologique du registre. C’est alors, et vous vous en rendrez compte rapidement si vous êtes concernés, que les journaux auxiliaires s'imposent d'eux-mêmes.

Bien entendu, dans les deux cas les registres numériques sont à privilégier, simplement dans le but de faire des économies de papier et faciliter les recherches lorsque cela est nécessaire.

Le grand-livre

Le grand-livre regroupe l'intégralité des écritures comptables de l'entreprise, c’est-à-dire, chacune des retranscriptions de ses flux financiers. Pour la petite histoire, l’origine de son nom vient du fait que du temps des registres papier, il était le plus volumineux de tous. Un exemple de plus du pragmatisme légendaire du comptable.

Il se décline généralement en deux registres : le grand-livre général, qui regroupe les comptes des classes 1 à 7 et les grands-livres auxiliaires, qui regroupent quant à eux, l'ensemble des comptes individuels de même nature, comme les comptes clients et les comptes fournisseurs. Leur nombre dépend des nécessités de l'entreprise et n’est pas limité.

Au niveau visuel, bien que le grand-livre et les grands-livres auxiliaires épousent généralement la forme d’un « T », leur présentation est libre.

Comment tenir le livre-journal et le grand-livre

Le Code de commerce a normé avec précision la tenue du livre-journal. En cas de non-respect, l'administration fiscale et l'URSSAF peuvent vous sanctionner.

Les règles de base de la tenue des registres comptables obligatoires

Les règles de tenue sont les mêmes pour tous les registres comptables. Ils doivent être tenus ligne par ligne, et il ne doit pas y avoir ni de blanc ni de rature ou d'altération. En cas d'erreur, il faut la rectifier en passant les écritures comptables d’annulation nécessaires. C’est ce qu’on appelle les écritures de contrepassation.

Bien entendu, le livre-journal doit être tenu dans la devise nationale mais avant tout, il doit respecter les règles édictées par le Plan Comptable Général. De plus, le livre-journal doit être tenu au quotidien et doit retracer toutes les opérations comptables, l'une après l'autre, sans espace ni rature.

Le grand-livre n'a pas cette obligation de tenue quotidienne, mais les écritures comptables qui s'y trouvent, répondent aux mêmes normes.

Le brouillard comptable

Le brouillard comptable n'est pas un registre obligatoire. En fait, ce n'est pas un registre du tout. Il s'agit tout simplement d'un brouillon de livre comptable. À l’origine, ce document servait à retracer les éléments comptables au jour le jour, mais sans vraiment respecter le plan comptable.

En fait, le brouillard comptable est historiquement la conséquence de l'obligation de remplir les registres sans blanc ni rature. Forcément, avant de remplir au propre ses registres, il était nécessaire de passer par un brouillon.

Aujourd'hui, les logiciels comptables permettent la correction des écritures comptables avant leur validation définitive. Cela permet d'éviter les ennuyeuses écritures de contrepassation, impératives en cas d'erreur découverte postérieurement à la saisie. Mais, si cela vous rassure, vous pouvez toujours choisir de tenir ce brouillon comptable.

La mise en forme des registres obligatoires

Un livre comptable ne se remplit pas n'importe comment. Les écritures sont normées par la loi. Et les comptes dans lesquels elles sont ventilées doivent correspondre au Plan Comptable Général.

La norme de l'écriture comptable

Une écriture comptable dans le livre-journal comporte obligatoirement la date, le numéro du compte concerné, le libellé de la transaction avec le numéro de la pièce justificative et son montant.

Disons par exemple, que vous achetez un paquet de feuilles à 50 euros HT pour le service de  comptabilité en date du 15 juin. Bien sûr, vous avez pris soin de vous faire délivrer une facture au nom de l'entreprise. Celle-ci est d’ailleurs la 317ème pièce justificative comptable de l'exercice en cours.

La transcription comptable de cet achat

Dans le livre-journal, cet achat va se traduire de la façon suivante.

Au 15 juin, vous notez le numéro de compte 6064 comme le prévoit le Plan Comptable Général. Puis vous écrivez« achat de fournitures administratives » dans le libellé de la transaction en précisant que c'est la pièce justificative 317. Enfin, vous indiquez le montant de la transaction, 50 euros.

Dans le grand-livre, les choses deviendront un peu plus complexes puisqu'il faudra renseigner les comptes de TVA, les comptes fournisseurs etc.

Toutes ces opérations seront simplifiées par l'utilisation d'un bon logiciel comptable doté notamment d'un guide de saisie intuitive des écritures. Il suffira dès lors de remplir les guides, votre logiciel fera le reste et préparera à merveille les documents nécessaires à l'expert-comptable qui établira le bilan et procédera aux diverses déclarations périodiques.

Les sanctions en cas d'irrégularités

La comptabilité est une partie très sensible de la vie de l’entreprise. Mal tenue, elle peut être lourde de conséquences, et même conduire à sa perte. Les sanctions peuvent être civiles ou pénales.

Si vous commettez des erreurs ou des omissions non intentionnelles, l'entreprise risque simplement un redressement fiscal, auquel s’ajoute éventuellement celui de l'Urssaf. Par contre, si la comptabilité a été intentionnellement falsifiée, les sanctions peuvent aller jusqu'à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende. Si cela est découvert lors d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire, le chef d'entreprise peut écoper d'une interdiction de gérer voire être déclaré en banqueroute et tout perdre.

L’interdiction de gérer est ce qui peut arriver de plus grave à un entrepreneur. En effet, c’est une sanction prononcée par le tribunal de commerce. Elle vise à interdire de gérer, administrer ou contrôler directement ou indirectement toute entreprise, quelle qu’elle soit pour une durée maximale de 25 ans. Généralement prononcée à la demande du mandataire judiciaire, elle ne peut cependant intervenir qu’en cas de graves fautes de gestion. De surcroît sa mise en œuvre ne peut intervenir que dans des cas limitativement prévus par la loi. Il s’agit généralement d’une alternative à la faillite personnelle.