Comment tenir son assemblée générale malgré la crise du Covid-19?

Avec la crise du Covid-19, de nombreuses entreprises n'ont pas pu tenir leur assemblée générale annuelle, que ce soit pour des raisons humaines ou techniques. C’est pourquoi le gouvernement a mis en place des dérogations temporaires et exceptionnelles afin de sécuriser les sociétés dans leur fonctionnement juridique et le respect de leurs obligations légales et réglementaires.

Dès lors, quelles sont les alternatives dont disposent les entreprises pour tenir leur assemblée générale malgré la crise sanitaire? Est-il possible de le faire en ligne? Est-ce envisageable de mettre en place un système de vote par correspondance? On fait le point.

Tenir son assemblée générale malgré la crise

Pour permettre aux entreprises de respecter leurs obligations malgré la crise sanitaire, le gouvernement a pris des ordonnances dans le but de simplifier et d’adapter les règles de tenue des assemblées générales.

Hors période de confinement, elles peuvent se dérouler: en présentiel (en respectant les gestes barrières), à distance (si les distances de sécurité ne peuvent pas être respectées là où l’assemblée générale doit avoir lieu) ou via une consultation écrite. Entré en vigueur au 1er décembre, ce dernier cas de figure est valable jusqu’au 1er avril 2021.

Durant une période de confinement, les assemblées générales ne peuvent se dérouler qu’à distance, via une conférence téléphonique ou audiovisuelle, ou par le biais d’une consultation écrite. Les sociétés qui sont dans l’incapacité de se réunir pour approuver les comptes annuels ont donc le choix entre deux alternatives: le report ou la tenue d’une assemblée générale dématérialisée.

a) Le report de l’assemblée générale

Une assemblée générale doit en principe se réunir dans les six mois suivant la clôture des comptes de l’entreprise. En raison des circonstances particulières, ce délai a été prolongé de trois mois par le gouvernement.

Le champ d’application, assez large, concerne toute entité de droit privé, ayant ou non la personnalité morale: sociétés civiles et commerciales, coopératives, associations, etc.

Cela doit permettre à l’entreprise d’avoir la possibilité d’approuver les comptes annuels, de convoquer l’assemblée générale chargée de procéder à cette approbation des comptes et de produire le compte-rendu financier d’une subvention publique.

b) La tenue d’une assemblée générale dématérialisée

Il arrive que la tenue d’une assemblée générale de façon dématérialisée ne soit pas prévue, ou soit carrément interdite, dans les statuts de l’entreprise. Cependant, en raison des circonstances exceptionnelles, même lorsque c’est le cas, le dirigeant a le droit de prendre la décision de la tenir de cette façon. Elle se déroule alors à huis clos et les échanges se font à distance.

Il s’agit donc d’une décision de l’organe habituellement compétent pour convoquer l’assemblée, qui est valable même si la convocation a été faite avant l’entrée en vigueur d’un confinement et même si la date de l’assemblée générale se retrouve finalement après la levée du confinement.

Le dispositif de visio/audio-conférence doit permettre l’identification des membres, garantir leur participation effective et permettre la retransmission continue et simultanée des débats et délibérations. Cette mesure s’applique à toutes les délibérations, même celles portant sur les comptes annuels.
Si la solution choisie est celle de la consultation écrite, les débats doivent être exclusivement écrits. Aucune réunion ne peut avoir lieu et le bulletin de réponse doit être envoyé par message électronique dans le délai fixé par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée.
Quant au vote par correspondance, les membres adressent un formulaire de vote, éventuellement électronique, qui sera utilisé: soit pour compléter la consultation écrite, soit pour être pris en compte lors de la réunion à laquelle ils ont été convoqués. Notons qu’il est possible d’envoyer son mandat par message électronique.

Cela vaut pour toutes les sociétés qui ont clôturé leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et le 30 novembre 2020. Toutefois, selon l’évolution de la situation sanitaire, il se peut que cette période soit prolongée.

Mettre en place une assemblée générale dématérialisée

Les règles qui encadrent d’ordinaire le déroulement d’une assemblée générale s’appliquent également lorsque celle-ci est dématérialisée. Ainsi, pour mettre en place une assemblée générale dématérialisée, le dirigeant de la société doit procéder à la convocation des associés.

Cette convocation doit avoir lieu dans un délai de quinze jours minimum avant la date de l’assemblée. Cependant, étant donné la dématérialisation de celle-ci, la convocation peut elle aussi être dématérialisée et être ainsi envoyée par email.

Elle doit préciser: la date et l’heure de l’assemblée générale, l’ordre du jour, le projet des résolutions soumises au vote, les conditions dans lesquelles les associés pourront exercer leur droit de vote, ainsi que l’ensemble des documents nécessaires (comptes annuels, rapport de gestion, etc).

Organiser un vote électronique

Que ce soit dans le cadre d’une assemblée générale en présentiel ou que celle-ci soit dématérialisée, certaines règles de quorum et de majorité doivent obligatoirement être respectées pour que les délibérations soient valables.

a) Le quorum

Le quorum est le seuil de présence qui doit être atteint. Dans le cas d’une assemblée générale dématérialisée, sont présents tous les associés qui y participent via une conférence téléphonique ou audiovisuelle. Le vote pourra avoir lieu par correspondance électronique, même si cela n’est pas prévu dans les statuts de la société.

Pour être pris en considération dans le calcul du quorum, chaque associé doit pouvoir être identifié et être en mesure de prendre part aux débats. Très concrètement, il est donc nécessaire de pouvoir entendre la voix de tous les participants par le biais d’une retransmission continue et simultanée des débats. Il est donc impossible d’organiser une assemblée générale sous la forme d’un échange d’emails.

b) Le déroulement du vote

C’est le dirigeant de l’entreprise qui doit fixer les conditions dans lesquelles les associés exercent leur droit de vote. Le vote peut se faire de différentes manières: par visioconférence, par téléphone ou par le biais d’un logiciel spécialisé en ligne.

Une fois l’assemblée générale dématérialisée terminée, il est obligatoire de rédiger un procès-verbal reprenant les échanges et les résolutions adoptées.